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Apostilla

Apostilla en Colombia

La apostilla es la forma fácil y práctica de certificar, autentificar y legalizar internacionalmente documentos, previamente firmados por un servidor público que se mantiene activo en sus funciones.

Este método se creó durante la Convención de la Haya en 1961. Antes del Convenio de La Haya los documentos debían certificarse y legalizarse en la Embajada o Consulado del país preferencial, el procedimiento de autenticación era muy difícil, ya que había muchas personas involucradas en la legalización de un solo documento, por eso la función del acuerdo es la simplificación de los procedimientos para legalizar documentos entre distintos países, obviamente si ambos forman parte del convenio.

Para que un documento emitido por un país que forme parte de la Convención de la Haya sea válido, debe estar apostillado por la Entidad del país de origen. Una vez que el documento es apostillado, es considerado o reconocido legalmente en países que figuran en el Convenio. Los países del Haya, incluido Colombia, son aquellos que no requieren de legalización de documentos, la simple apostilla express es suficiente para la validación. Veamos el procedimiento:

Pasos para la Apostilla Express en Colombia

  1. Recoge todos los documentos que quieras apostillar. Ten en cuenta que solo aquellos que son expedidos por universidades o instituciones registradas están apostillados. Los que son privados no registrados y personales, como la transcripción, no son apostillados.
  2. Para apostillar los documentos de educación, primero es necesario que estén certificados por el organismo educativo, como el Departamento de Educación del Estado o la Oficina del Comisionado Regional.
  3. Todos los documentos a tramitar deben tener la firma manuscrita del servidor público a cargo de las funciones que está desempeñando. Dicha firma debe ser registrada en el Ministerio Público específicamente en la base de datos.
  4. Verificar los requisitos para apostillar. Estos van a variar de acuerdo con la forma y tipo de documento. Ingresa en la sección de requisitos de la apostilla en Colombia.
  5. Ingresa en el aplicativo para cargar los datos en la siguiente página www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion haciendo clic en el enlace de “Haga su apostilla y/o legalización en su casa u oficina”.

  1. Toma en cuenta que solo se expide una legalización por documento y recuerda que, por cada solicitud, solo podrás cargar hasta 10 documentos, previamente digitalizados en sus respectivos archivos independientes. En el caso de no encontrar la opción que buscas en la lista, dirigirte a “Otros Documentos”.

En el siguiente paso completa con tu dirección de correo electrónico y haz clic en el casillero para recibir notificaciones del trámite.

  1. Haz clic en “Continuar”, selecciona el país destino del documento y el número de hojas. Escanea el documento que debe ser apostillado y asegúrate que este legible y completo por ambas caras. El mismo debe estar en formato PDF, y no superar 11 MB de peso. Aprieta en examinar, selecciona el documento y haz clic en agregar. Luego aprieta en Registrar.

 

Como verás se te dio un número de solicitud con la que podrás consultar tu el estado de tu trámite en la opción de “Consulta su trámite”.

También puedes revisar en tu bandeja de entrada del correo electrónico el resultado y verificar detenidamente si los datos están correctos. Ten presente que el tiempo de respuesta es de 3 días hábiles aproximadamente.

  1. Luego de verificar, paga el valor correspondiente por cada trámite que llevas a cabo, ten en cuenta que una vez realizado el pago no podrás realizar devoluciones ni correcciones y que el monto a pagar se vence el mismo día. Sin embargo, si quieres reliquidarlo, ingresa en el aplicativo, haciendo clic en el enlace de pagos y costos.
  2. Para finalizar, puedes consultar la apostilla express en tu correo electrónico o en el link que te dejamos con el “Número de Apostilla/Legalización/Constancia” y la fecha de expedición.

¿Qué días puedo apostillar?

Recuerda que puedes realizar cualquier tipo de trámite las 24 horas y todos los días a la semana. No necesitas de citas previas, intermediarios, o dirigirte a la sede del Ministerio de Relaciones Exteriores. Desde el 1 de Julio del año 2016, la única vía de realización legalización y/o apostilla es a través de internet. Desde tu casa, oficina o en donde te encuentres.

No podrás apostillar si:

  • El documento está ilegible (principal motivo de rechazo).
  • La digitalización del mismo contiene tachaduras y/o enmendaduras.
  • El documento está mal escaneado. Recuerda que debes digitalizar ambas caras, o en su defecto la totalidad del mismo.
  • Falta la firma del funcionario público en el documento.

Recuerda verificar cada uno de los requisitos para legalizar o apostillar antes de cargarlo en la página web.

¿Por qué necesito una apostilla?

Todos los documentos que son emitidos en un país deben autentificarse o estar legalizados para poder ser utilizados en otros países.

El otro país reconocerá esos documentos y tendrá el mismo valor legal que el país de origen en el que se producen.

¿Está Colombia incluida en la convención de La Haya?

Sí, está incluida en la Convención sobre la Abolición de Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de la Haya en 1961.